윈도우 7 & 비스타 팁 & 테크

사무실에서만 문서 작업을 한다면 크게 필요 없지만, 문서 작업을 장소를 이동하면서 할 필요가 있을 때 보통은 복사본을 USB 스틱에 저장하거나 아니면 자신의 이메일 계정으로 첨부 파일로 보내 놓고 작업을 하곤 할 것입니다.

만약, 문서 저장을 아예 온라인 공간에다가 해 놓고 이를 불러와서 작업 한다면, 사무실에서 작업 하다가 저장해 놓고 다른 장소 예를 들어 거래처의 PC 에서 동일한 문서 파일을 불러 와서 작업할 수 있을 것입니다. 거래처에서 작업한 후 집에서 다시 손 볼 필요가 있을 때도 온라인에 저장해 놓은 것은 불러올 수 있게 되므로 지금까지의 수정작업이 모두 저장된 원본 파일을 가지고 작업할 수 있을 것입니다.

문제는 저장해 놓은 온라인 공간이 마땅치 않고 또 있다고 하여도 파일 보관 기능만 있기 때문에 다운 로드 받아 작업을 한 후 내 PC에 저장한 후 다시 파일 올리기를 해야 하는 번거로움이 있습니다.

그러나, 마이크로소프트에서 제공하는 오피스 라이브 Workspace (무료)를 이용하면 작업 파일을 온라인에 저장해 놓고 이를 MS Office로 불러와서 작업하고 바로 온라인에 저장할 수 있습니다. 여러 곳을 옮겨 다니면서(예를 들어 집과 회사에서) 문서 작업을 해야 하는 경우나 공간적으로 떨어져 있는 팀원들과의 공동 작업이 필요할 때 유용한 서비스 입니다.

원래, 오피스 라이브 Workspace는 작년 12월에 공개되었었지만, 저는 크게 관심을 가지지 않았습니다. 구글 독이라는 서비스가 오히려 더 유용한 것으로 생각되었기 때문입니다. 구글 독은 직접 온라인에서 편집이 가능하지만, 오피스 라이브 Workspace는 온라인 상에서 편집은 가능하지 않습니다. 하지만, 온라인 편집이 아니라 MS 오피스 프로그램을 이용해서 문서 작업을 할라치면, 오피스 라이브 Workspace가 더 편리할 것으로 생각됩니다.

오피스 라이브 Workspace에서 일단 가입을 해야 하는데, 윈도우 라이브 계정 (또는 핫메일 계정)을 이용하여 가입할 수있습니다.  오피스 라이브 Workspace를 보다 효과적으로 이용할려면, Office Live Add-in을 설치해야 합니다. 아래에서 오피스 2007을 예로 하여 애드인 설치 후 어떻게 오피스 라이브 Workspace를 이용하는지 알아 보겠습니다.

오피스 라이브 애드 인 설치 후 사용법

1. 오피스 라이브 애드인을 설치하고 난 후 오피스 프로그램을 연 후 오피스 메뉴를 열어 보면 아래 이미지처럼 ‘Open from Office Live’ 와 ‘Save to Office Live’ 메뉴가 추가 되었음을 확인할 수 있습니다. 일단, 오피스 라이브 Workspace에 로그인해야 되므로 ‘Sign in to Office Live Workspace beta.’를 클릭합니다.

2. 이제 오피스 라이브 Workspace 에 로그인 할 수 있는 창이 뜹니다. 여기에 윈도우 라이브 이메일 주소와 비일 번호를 입력한 후 OK 버튼을 클릭합니다. 만약, 오피스 프로그램을 열때 마다 자동으로 로그인하려민 ‘Sign me in automatically.’에 체크를 해 주면 됩니다.

3. 만약, 오피스 라이브 Workspace에 ‘Open from Office Live’  메뉴를 클릭하여 로그인 하였다면 아래 이미지 처럼 파일 열기 창이 뜹니다. 윈도우 탐색기 창이간 하지만, 파일 목록은 자신이 로그인 한 오피스 라이브 Workspace 에 저장되어 있는 파일이 나열되는 것을 확인할 수 있습니다.

4. 위 목록 창에서 열고자 하는 파일을 연 후 (단, 미리 온라인 오피스 Workspace에 저장된 파일이 있어야 하겠지요) 정상적으로 작업을 하면 됩니다. 작업을 마친 후에는 저장을 하면 자동으로 오피스 라이브 Workspace에 저장됩니다.

만약, 새로운 파일을 만들어서 온라인에 저장하려면, 오피스 메뉴에서 ‘Save to Office Live’ 를 선택하면 됩니다.

한편, 오피스 라이브 Workspace는 여러 장소에서 복사본을 들고 다닐 필요 없이 온라인 공간에서 문서를 불러와서 작업을 한 후 저장할 수 있다는 점 (또는 온라인에 저장하고 내 PC로 불러오기)외에도 몇 가지 더 유용한 사용환경을 제공합니다.

• 온라인에 문서를 저장한 후 이메일 초대를 하여 다른 팀원을 참여 시켜 공동 작업을 할 수 있습니다.
• 문서에 코멘트를 달 수 있어 다른 구성원 의견을 제출하고 이를 공유할 수도 있습니다.
• Version 이라는 기능을 통해 문서 작업의 역사를 볼 수 있고 이전 작업 문서를 복구할 수 있는 기능도 있습니다.
• 아직 사용해 보지는 않았지만, Share Screen 기능이 있어 윈도우 비스타에 있는 Windows Meeting Space와 비슷한 기능, 즉, 공간적으로 떨어져 있는 팀원과 동일한 스크린에서 작업할 수 있게 해 주는 기능도 있습니다.
• 프로젝트 기능이 있어, 새 프로젝트를 만들고 간단한 일정관리, 시간관리, 참여자 관리등을 할 수있습니다.

아직 베타라서 그런지 파일을 불러 올 때 속도가 느리다는 점이 불편하지만, 이점만 해결되면 MS 오피스를 쓰는 분들에게는 꼭 필요한 서비스가 될 것 같습니다.